Who is Moo?

Află singur! Ia loc şi hai să stăm de vorbă...

14.10.12

Despre meseria de payrollist

Publicat de Mihai Gherghe |

 Despre meseria de payrollist - de la HR la contabilitate, via juridic si IT

Timp de aproape un an am fost Payroll Consultant intr-o companie de consultanta. Foarte multi prieteni, colegi de facultate, rude, profesori ma intrebau ce inseamna asta si cu ce ma ocup. Dupa ce le spuneam in mare cam ce fac, reactiile lor erau ori "Aaa...lucrezi la HR" ori "Deci esti un fel de contabil." De aceea am decis sa scriu un articol despre complexitatea si importanta meseriei de payrollist.

Se spune ca medicii salveaza vieti. Pompierii la fel. Dar ce fac payrollistii? Nu folosesc un bisturiu si nici nu trec prin foc, dar la un moment dat viata ta poate depinde de ei. 
 
In traducere mot a mot, notiunea de "payroll" inseamna "rulaj de plati", deci in mare se refera doar la salarizare. Insa in practica inseamna mult mai mult. Pe scurt, meseria de payrollist inglobeaza un amestec de atributii si responsabilitati imprumutate de la meserii precum inspector resurse umane, inspector salarii, contabil, avocat, administrator baze de date, operator PC si chiar PR, de la tot ce tine de legislatia muncii, pana la fiscalitatea veniturilor individuale. 

Un payrollist face in principal urmatoarele lucruri:
  • administrarea dosarelor de personal, 
  • administrarea bazei de date cu personalul
  • contracte individuale de munca, acte aditionale, decizii
  • fise de post, 
  • adeverinte, 
  • fise de evaluare,
  • regulamente interne, 
  • cercetari disciplinare,
  • colaborarea cu furnizorii de servicii de SSM, PSI, Medicina Muncii,
  • transmiterea la ITM a Registrului General de Evidenta a Salariatilor, 
  • colectarea datelor, intocmirea si verificarea statului de plata lunar pentru salarii 
  • realizarea fluturasilor de salariu,
  • planificarea concediilor,
  • intocmirea documentelor de plata pentru salarii, contributii si  impozitul pe venit,
  • transmiterea declaratiilor fiscale privind contributiile datorate si impozitul pe venit, 
  • intocmirea dosarelor pentru recuperarea indemnizatiei pentru incapacitate temporara de munca,
  • intocmirea dosarelor de pensionare,
  • intocmirea statisticilor lunare si periodice solicitate de INS,
  • consultanta si rapoarte pentru management,
  • comunicare interna, 
  • comunicare externa cu autoritatile publice (Inspectoratele Teritoriale de Munca, Agentiile pentru Ocuparea Fortei de Munca, Administratiile Financiare, Casele de Asigurari de Sanatate şi Casele de Pensii Publice),
  • monitorizarea permanenta a schimbarilor legislative din domeniul relatiilor de munca si domeniul fiscal. 
si altele.

Ce trebuie sa stie un payrollist:
  • In primul rand trebuie sa cunoasca foarte bine legislatia muncii. Si asta nu inseamna doar Codul muncii si Legea dialogului social, asa cum se preda in facultati. Exista cateva zeci de legi care au legatura cu munca, despre care nu iti vorbeste nimeni la un curs de dreptul muncii, dar pe care este necesar sa le cunosti in practica. - Cunostinte specifice meseriei de inspector resurse umane sau avocat pe probleme de drept social.
  • In al doilea rand sa cunoasca legislatia fiscala, daca nu tot codul fiscal (pentru ca este destul de dificil) macar aspectele care se refera la veniturile individuale, fie ca sunt din salarii, conventii civile, drepturi de autor, PFA, indemnizatii sau alte forme.- Cunostinte specifice meseriei de contabil sau avocat pe probleme de drept fiscal. In plus trebuie sa cunosti o serie destul de mare de declaratii si formulare fiscale privind veniturile individuale, precum si situatiile in care trebuie sa le depui la AFP. La fel ca in cazul cursurilor de dreptul muncii, nici la cursurile de contabilitate si nici la cele de finante publice din facultate, nu se vorbeste nimic despre aceste declaratii, care practic sunt finalitatea activitatilor contabile si interfata cu autoritatile publice. Am fost surprins sa constat ca sunt profesori de contabilitate care nu stiu cum se calculeaza un salariu, nu stiu ce contributii li se retin din salariu, nu stiu ce declaratii se depun in urma salariului pe care il primesc.
  • Un payrollist trebuie sa aiba si competente foarte bune de operare PC, in spcial in ceea ce priveste lucrul cu MS Office - Cunostinte specifice meseriei de operator PC sau administrator baze de date. Pot spune ca am constatat "pe pielea mea" ca 2-3 functii in Excel te pot ajuta sa reduci timpul de lucru pentru o sarcina chiar cu pana la 90%. Cateva exemple de functii care s-ar putea sa iti fie extrem de utile sunt: Vlookup si Tabelele Pivot din Excel si Mail Merge din Word. Pe langa MS Office, va trebui sa lucrezi cu un program pentru managementul resurselor umane si salarizare, care de obicei este modular si integrat intr-un ERP mai mare. In functie de cat de "user friendly" este softul pe care il folosesti, unele programe s-ar putea sa iti solicite destul de serios cunostintele de administrare baze de date pana la SQL. Pe langa acestea se mai adauga si o serie de softuri-suport puse la dispozitie de autoritatile publice pentru a completa declaratiile, formularele, registrele solicitate, cu care trebuie sa te obisnuiesti repede, cum sunt de exemplu Revisal (pentru transmiterea REGES la ITM), SmartPDF-urile pentru completarea declaratiilor electronice pentru ANAF, Softul pentru generarea ordinelor de plata s.a.
  • In functie de persoanele cu care intra in contact, trebuie sa cunoasca limba engleza si/sau o alta limba straina, inclusiv anumiti termeni de specialitate pe care nu ii preda nimeni la un curs obisnuit.
  • Trebuie sa aiba o foarte mare putere de concentrare si atentie la detalii. Sa poata face diferenta intre 782000038363525 si 7820003836352.
  • Trebuie sa fie deschis spre cunoastere, invatare si perfectionare continua. Legile se schimba de la o zi la alta, asa ca  payrollistul trebuie sa fie mereu "la curent" cu ultimele modificari, pentru a avea toate documentele in conformitate cu legea si pentru a evita eventualele amenzi in cazul unui control.
  •  Nu in ultimul rand, trebuie sa fie un bun comunicator. In primul rand ei comunica cu toti angajatii companiei. Apoi comunica cu managerii, ceea ce inseamna ca trebuie sa fie un bun consultant intern.  Tot el comunica si cu colegii de la resurse umane si de la contabilitate pe diferite aspecte legate de personalul companiei. Nu in ultimul rand, el comunica si poate reprezenta compania in fata unor terti, fiind vorba in special despre autoritati publice.

O singura cifra gresita de un payrollist, 
poate insemna pentru un angajat urmatoarele lucruri:
  • nu iti primesti salariul intreg / la timp.
  • cand mergi la medicul de familie pentru o consultatie, cand mergi la spital ca sa te internezi sau cand mergi la farmacie sa iti iei medicamente pe o reteta compensata constati ca pe CNP-ul tau nu s-a platit niciodata CASS-ul si nu apari in baza de date ca asigurat, deci nu poti beneficia de aceste servicii.
  • cand vrei sa te pensionezi, mergi la casa de pensii si constati ca pe CNP-ul tau nu s-a platit niciodata CAS-ul, fapt care te lipseste de dreptul de a primi pensie. 
  • cand postul tau se desfiinteaza si angajatorul este nevoit sa te concedieze, mergi sa soliciti indemnizatia de somaj si constati ca pe CNP-ul tau nu s-a platit niciodata contributia pentru somaj, ceea ce te lipseste de dreptul de a beneficia de aceasta indemnizatie.
si pentru angajator urmatoarele lucruri:
  • amenzi
  • procese cu angajatii
  • timp pierdut aiurea pentru remedieri -> cheltuieli nejustificate -> pierderi
  • conflicte interne
  • demotivarea si scaderea increderii angajatilor -> scaderea retentiei
  • afectarea imaginii generale a companiei si scaderea increderii clientilor si furnizorilor in compania respectiva
 Nu exclud faptul ca aceste situatii pot fi remediate, dar cu mult timp pierdut, bani aruncati pe fereastra si nervi tociti.

In facultate am urmat mai multe cursuri de managementul organizatiei, managementul resurselor umane, contabilitate, drept si am constatat ca exista o diferenta enorma intre perceptia teoreticientlor din facultati si ceea ce se intampla cu adevarat in practica. 
Managementul organizatiei si contabilitatea spun, in teorie, ca profitul este principalul scop al organizatiei si ca organizatia este sustinuta de functiunile direct productive, iar HR-ul este doar o functiune suport si consumatoare de resurse financiare. 
Managementul resurselor umane se apara si spune, in teorie, ca HR-ul este cea mai importanta functiune a organizatiei pentru ca resursele umane sunt cele mai importante resurse si organizatia nu ar face profit si nici macar nu ar exista daca HR-ul nu ar asigura cei mai buni angajati. In teorie, managementul resurselor umane tinde sa se complaca in sfera activitatilor umaniste, sa se lege intr-un mod ciudat de strans de psihologie, punand accent in principal pe activitatea de selectie. In teorie, MRU tinde sa marginalizeze rolul sau administrativ si de partener de business si importanta cunoasterii legilor, plasand activitatile si responsabilitatile administrative la sfarsitul listei activitatilor specifice acestei functiuni. De aceea, pe majoritatea siteurilor de recrutare posturile din domeniul resurselor umane sunt plasate in categoria "Psihologie / Resurse Umane", fapt care sustine teoria ca intre psihologie si HR exista o stransa legatura. Practica a demonstrat ca HR-ul are un rol mult mai important, ca desfasoara activitati complexe, ca poate fi un partener de business si ca nu este doar un consumator de resurse financiare ci un generator indirect de profit.
In acelasi timp dreptul si contabilitatea se percep ca fiind stiinte cvasi-exacte si considera ca sunt la polul opus fata de managementul resurselor umane pe care il percep ca fiind o activitate umanista cu care nu au nimic in comun.



Payroll-ul a doborat barierele acestor teorii si a creat o meserie unica si noua, care poate sa existe in organigrama fie in departamentul financiar-contabil, fie in departamentul HR sau chiar in departamentul juridic, dar care, cu siguranta, nu poate fi atribuita in mod exclusiv unei anumite functiuni pentru ca se afla intr-o zona de interferenta a acestora.

PS: Pentru a evita confuziile, am folosit termenul de HR pentru a descrie departamentul / functiunea / domeniul "Resurse umane" si termenul de resurse umane pentru a descrie categoria de resurse.

5 comentarii:

Marina Florina spunea...

Se vede ca esti novice in meserie... atributiile pe care le-ai descris tu sunt ale unui Generalist HR si nu payrollist.... Un payrollist se ocupa strict doar de partea de salarizare, icidecum nu are atributii de administrare de personal, intocmire contracte, tinerea legaturii cu Medicina Muncii si ce ai mai enumerat tu acolo.... slabut...

Mihai Gherghe spunea...

Stimata doamna,
Aveti dreptate. Dupa cum ii spune si numele, teoretic un "payroll specialist" ar trebui sa se ocupe doar de salarizare.
Pentru ca banii sunt putini, responsabilitatile sunt multe si oamenii din HR invata destul de repede lucruri noi, in multe companii, in special din domeniul BPO, au aparut posturi 2 in 1 de "payroll & HR officer / administrator / specialist / manager". Aceste posturi au si atributii de administrare de personal.

Eu nu am vorbit nici despre specialisti in payroll nici despre alte posturi dintre cele enumerate mai sus. Am folosit denumirea de "payrollist", care nu exista ca post in mod oficial, ca pe o alternativa mai scurta si poate mai amuzanta la denumirea postului meu care era de "consultant in salarizare si administrare de personal".

La simpla cautare a cuvantului "payroll" pe un site de recrutare, vor fi afisate mai multe anunturi pentru posturi ca "PAYROLL officer / administrator / specialist / manager". Fara HR. Unele contin intr-adevar si acronimul HR sau cuvintele "administrare de personal". Multe nu.
Aruncand o privire pe continutul acelor anunturi care nu contin "HR" in titlu, veti observa ca majoritatea au si atributii de administrare de personal, desi denumirea postului nu indica acest lucru in mod explicit. Foarte multe chiar au ca principala cerinta detinerea unui certificat de inspector resurse umane.
Eu sunt un novice, dupa cum ati observat si dumneavoastra. Am mai putin de 2 ani experienta in domeniu. Dar oamenii care publica anunturi in numele unor companii destul de mari, presupun ca au mai multa experienta decat mine.

As spune ca este o "elipsa de HR" general acceptata. E o idee general acceptata ca un post de "payroll X" poate presupune si o parte de administrare de personal chiar daca nu contine HR in denumire.

Cat despre postul de generalist HR, din cunostintele mele slabute de novice, stiu ca oamenii astia pot avea atributii in mult mai multe arii de HR decat cele enumerate de mine pentru ceea ce eu am denumit "payrollist". In primul rand, un generalist nu prea are treaba cu salarizarea. Un generalist se poate ocupa si de recrutare si selectie. Se mai poate ocupa si de partea de formare profesionala. Poate administra procesul de evaluare a performantelor. Ceea ce un "payrollist" asa cum l-am descris eu, nu face.

Irina spunea...

Ai perfecta dreptate in acest articol.

wellwin spunea...

caut expert : Platforma pentru a găsi un expert adecvat și profesional pentru proiectul dumneavoastră! Vino alaturi de noi, dacă căutați expert evaluator, avocați buni, notar, arhitect și consilieri de top, etc ..

Pepe spunea...

Bravo Mihai, ai perfecta dreptate! Sper ca esti acel Mihai Gherghe pe care il cunosc si de la care am invatat multe. Si nu esti un novice.
Petrina

Trimiteți un comentariu

Subscribe